导 读

除了在视频网站观看正版节目、在购物网站上挑选心仪的商品，利用地图网站一次又一次地查找路线之外，网络技术和服务应用的发展，不但让人们的生活和娱乐变得丰富多彩，也让我们的办公方式发生着前所未有的变化。大多数企业不但已经解决了日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等方面的协同办公功能，也开始在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更进一步的需求。您是否知道这些最新的智能化办公方式，又有没有想过这些方式将对您的工作环境带来怎样的提升？本期“乐在e时代”将为您展现各种智能化办公的最新发展方向。

网络硬盘 永不丢失的文件夹

公司职员小柯这两天上班第一件事就是把自己过去两年的工作文档备份到金山“T盘”当中，“它就像是电脑中的一个普通硬盘分区一样，双击就可以进入。”小柯告诉记者，T盘会将这些文档备份到专用的云服务器中，并通过高强度加密确保安全，再也不怕病毒破坏，同时也避免了硬盘损坏、系统崩溃对文档造成的危险，“这些对我的日常操作完全没有影响，只需像平时一样，进入文件夹后，打开文件即可安全、完整地看到每一份需要的文件。”

和小柯一样，在海外，网络硬盘也成为企业办公新应用的重点之一，《华尔街日报》旗下的“livemint.com”网站日前发布了2010年最佳网络应用排行，网络存储服务提供商百会文件成为本次排行的第一名，它不但可以在网络上存储文档，还可以实现在线创建和编辑文本文档、电子表格和演示文档等，并且可以将创建的文档分享给他人。

网络存储的发展，来自于云计算技术的创新，作为云计算的重要组成部分，云存储业务已经引起众多IT巨头的极大兴趣。联想、金山、腾讯、奇虎360等国内知名的IT企业纷纷布局网络存储业务，对企业用户来说，应用网络存储，一方面意味着文件安全性得到保障，永远不会丢失；另一方面，通过网络硬盘，用户就可以实现文件在电脑、智能手机和平板电脑之间的直接共享。目前移动设备的广泛使用和移动互联网的发展，是网络存储需求大幅增长的重要原因，知名网络存储服务商雨林木风CEO赖霖枫透露，春节后旗下115网络U盘也将在移动互联网方面有大动作，将会研发基于智能手机和平板电脑的网盘客户端。

协同软件快速发展

发了电子邮件，收件方就会得到手机短信提醒；拨打办公电话无人接听，就会自动转移到被叫方的手机上；系统内各种文档都可以被有相应权限的员工共同查看、讨论和修改。

中国人寿再保险股份有限公司副总经理成小平这样形容智能办公对公司的重要意义：“当我们的客户经理去找直保公司进行业务洽谈后，直保公司通常都会提出一些特殊需求，客户经理需要马上联系再保险后方团队提供数据支持，拿到材料，并在材料基础上组织团队进行讨论，再依据讨论结果完成精算和一系列工作，有了智能办公，这些都能在较短时间内进行沟通和确定。”

办公自动化早已不是只有收收发发电子邮件这么简单，经过多年的发展，办公自动化的功能正经历着“把过去做的事情做得更好”到“能做过去想不到的事情”的变化。技术进步让办公自动化由原来的行政工作逐步扩大延伸到企业和事业单位组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组成部分，中国人寿再保险股份有限公司正是智能办公应用的一个缩影。

为企业提供智能办公整体解决方案的软件被称为协同软件。协同办公是利用网络、计算机、信息化，而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一系列软件工具，它一般能实现三个基础功能。

首先，协同办公平台是一个沟通平台，协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性，因此，它要包括各种电子邮件系统和即时通讯、远程视频等软件。

其次，协同办公平台是管理和协作的平台。协同办公平台能够实现团队协作，比如：项目管理、流程管理、事务管理等，因此，它还要具有工作流系统、信息中心、行政管理等工具。

再者，协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。因此它还要能满足工作计划、数据共享等需求。

权威机构研究显示，协同软件市场前景广阔，2008年至2010年，国内协同软件市场年复合增长率约为33.7%，2012年市场总额将突破百亿元大关。

通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请、单据在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。

智能办公的最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

即时通讯 统一沟通效率高

你当然使用过QQ或者MSN这样的即时通讯工具。随着近几年的迅速发展，即时通讯功能日益丰富，逐渐集成了电子邮件、博客、音乐、电视、游戏和搜索等多种功能，但在另一方面，正是由于娱乐功能的增强，即时通讯工具也给企业带来“管理难”的问题，企业级的即时通讯办公系统也因此横空出世。

企业即时通讯，又称EIM，可在企业内部实现两个或者多个用户之间的文字、语音、视频和数据文档的沟通。员工之间可以随时点对点呼叫，进行视频和音频的沟通，还可以方便快捷地进行文字沟通，文件发送，甚至通过程序共享来讨论工作，共同完成一件任务。

在管理方面，企业即时通讯软件主要是通过控制网聊的对象，来实现更有效率的管理，比起普通的网聊来，企业即时通讯软件在添加聊天对象时多了一道审批程序，即员工添加企业外部联系人需要经过直接上司的同意，正是因为这道程序，让网聊对象成为纯粹的工作对象。

企业即时通讯服务提供商imo运营中心CEO乔月猛表示：“和传统的即时通讯工具相比，企业级即时通讯平台应当具有更适合办公的功能。”他介绍说，imo提供了一系列更适合办公需求的功能，比如说电子白板的功能非常适合图案设计、合同、文档的讨论和修改。

此外，从功能上看，各种企业级即时通讯软件都或多或少提供协同办公的功能，LiveUC支持用户名片、公文处理、日程安排等功能，imo则具有企业大黄页、收发公告、文档协作、企业短信、邮件、搜索、办公文档、在线翻译、行业网站等几十项专为办公设计的功能，让日常办公变得更加轻松，效率也会大大提高。

网络传真 移动办公也方便

外资公司的业务经理陈力在去年的广交会期间，扎扎实实地体验了一把办公新方式带来的便利。“当时我正陪同几个重要的外国客户，在国内参观工厂、查看材料，加上其他业务拜访，一连两个星期不在公司办公，而此时国外各类传真订单又纷飞而至，按照传统的办公方式，就不得不在外地不停地找传真机，而且收到传真后还要确认、盖章，然后再回传。”

然而，新的网络传真让陈力少了这些麻烦，他使用了中国电信提供的网络传真机系统，在外出差，只要带上电脑、连上宽带，就可以像收发电子邮件一样收发传真，而且它的电子盖章功能还可以完成对文件的确认。

网络传真又称为电子传真，是基于电话交换网和互联网络的传真存储转发，原理是通过互联网将文件传送到传真服务器上，由服务器转换成传真机接收的通用图形格式后，再通过电话网络发送到全球各地的普通传真机上，这样用户无需购买传真机就可以方便地使用传真服务。除了中国电信这样的运营商之外，包括AOFAX、宇沃德等在内的设备提供商也已经加入了网络传真服务的大军。

从功能上看，网络传真也有传统方式无法比拟的智能化功能，老式传真机，要一次次地拨号、送纸，遇到对方传真机占线，还要重新操作一遍。网络传真系统的群发功能，只需鼠标轻轻一拖，剩下的事都由网络传真机完成。

从管理的角度来看，过去企业收发的传真堆积如山，查找起来很麻烦，而网络传真系统则可以把收发的传真自动按用户名分类保存在服务器上，还可以根据各种条件进行检索，查阅起来相当方便。